Die Gesetzgebung eIDAS in der EU unterscheidet zwischen drei unterschiedlichen digitalen Unterschriften: Der Einfachen Elektronischen Signatur (EES), der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur (FES) und der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES). Bei der Auswahl darüber, welche Unterschriftsform Sie in Ihrem Unternehmen nutzen möchten, spielen vor allem die Faktoren Identitätsprüfung und Beweiskraft eine Rolle.
Die Einfache Elektronische Signatur ist vom Gesetz nicht mit Anforderungen versehen und eignet sich deswegen für alle Vorgänge im internen Bereich. Sie wird zum Beispiel für elektronische Spesenanträge und elektronische Freigabeprozesse verwendet.
Die beiden anderen Formen der E-Unterschrift unterliegen höheren Standards. Bei der FES werden biometrische Daten im unterschriebenen Dokument als elektronisches Siegel abgespeichert. Das Dokument verhält sich anschließend wie ein digitales Zertifikat und kann hinterher nicht mehr verändert werden. Ein Missbrauch ist quasi nicht möglich.
Bei der QES wird eine elektronische Identifizierung über die Face-To-Face-Überprüfung per Video vorgenommen.
Grundsätzlich gilt die FES als beliebteste elektronische Signatur in der digitalen Welt: In der Praxis wird in rund 95 Prozent der digitalen Prozesse die Fortgeschrittene Elektronische Unterschrift genutzt. Sie ist in allen Prozessen anwendbar, in denen das Gesetz lediglich die Textform oder im Zweifelsfall sogar gar keine Form anordnet.
Die Möglichkeit zur Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur sollte heute in allen Unternehmen gegeben sein. Grundsätzlich kann die FES zum Beispiel für Verträge in jeder Form, im Rahmen von digitalen Dokumenten, für Patent-, Marken- oder Urheberrechtsverträge, für Sozialversicherungs- und Rentenversicherungsdokumente, für Versicherungen, für Transaktionen oder auch für Mietverträge genutzt werden.
Der Einsatz der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur lohnt sich zum Beispiel für alldiejenigen, die mit hohen Summen jonglieren oder für die Aufträge einen hohen Betriebswert darstellen. Handwerker zum Beispiel, die Kunden in einem großen Radius betreuen oder schnell agieren müssen, können von der FES profitieren.
Nehmen wir einen Experten für Bautrocknung und Wasserschaden als Beispiel: Der Experte reagiert oft auf Notfälle. Schnell muss er handeln und Informationen an unterschiedliche Schnittstellen liefern, ohne dabei die Vertragsgrundlage aus dem Blick zu verlieren. Die Möglichkeit, seinen Kunden durch die Fortgeschrittene Elektronische Signatur die Beauftragung unterschreiben zu lassen, schützt den Handwerker vor Missverständnissen und hält gleichzeitig den Prozess nicht auf. Kapitalanlegende Vermieter sitzen häufig nicht vor Ort und im Schadensfall von ihnen eine eigenhändige Unterschrift zu ergattern, dauert auf dem Postweg einige Tage. Mit der FES hat der Experte für Bautrocknung – auch im Mahnverfahren – eine sichere Grundlage.
Auch in der Logistik kommt die elektronische Unterschrift immer häufiger zum Einsatz. Wenn es um den Transport von Waren geht, sind schnelle Abläufe und der schnelle Austausch von Informationen betriebswirtschaftlich unabdingbar. Gleichzeitig sind die Summen, über die hier in Angeboten und Verträgen gesprochen wird, hoch. Die besondere Signatur gibt Sicherheit für alle Seiten. Sollte ein Logistikauftrag aus irgendeinem Grund schief gehen, haben beide Parteien eine ordentliche, rechtsgültige Grundlage.
Der eine ist gerade beruflich in Spanien, der andere in Deutschland vor Ort. Wir leben in einer schnellen globalen Welt, in der es gleichzeitig unglaublich viele Möglichkeiten gibt, sich mit Projekten zu verknüpfen. Sollten Sie dabei entscheiden, mit einem Partner zusammen zu arbeiten oder zu kooperieren, ist die rechtliche Absicherung im B2B-Bereich besonders wichtig. Vertragsunterlagen auf dem Postweg über den Ozean zu schicken, kann dauern – und je nachdem mit welchem Land Sie kommunizieren – ist der Postweg auch nicht immer sicher.
Mit der elektronischen Signatur haben Sie die Möglichkeit, Verträge ohne die Anwesenheit aller Parteien an einem Ort und zu einem Termin, unproblematisch über den digitalen Weg rechtsgültig zu machen und zu unterschreiben. Die FES ist in ganz Europa gültig.
Als Außendienstmitarbeiter haben Sie Ihr Büro ständig mit dabei – schon lange sind Außendienstmitarbeiter nicht mehr die Menschen mit den schweren Taschen, die die Aktenordner umständlich mitschleppen. Kommt es im Kundengespräch zu einem Vertragsabschluss, haben Sie in Ihrem digitalen Büro mit der elektronischen Unterschrift alle Möglichkeiten. Ein Vertrag in Papierform handschriftlich unterschrieben würde nun nur aufhalten – er müsste individualisiert und ausgedruckt werden und würde dann wahrscheinlich über den Postweg zum Kunden gelangen. Die FES ermöglich Ihnen, noch vor Ort alles unter Dach und Fach zu bringen.
Übergabeprotokolle, Mieterselbstauskunft, unbefristete Mietverträge, Nebenkostenabrechnung, Mietanpassungen, Stammdatenblätter, Selbstauskünfte.
Aber auch Bauverträge, Architekten- und Ingenieurverträge, Statikberechnungen, Bauplanfreigabe, Handwerkerverträge oder Baustellendokumentation.
Die elektronische Unterschrift ist ein Allroundtalent im Immobilienwesen, für die Hausverwaltung und für Bauunternehmen. Sparen Sie sich zukünftig, handschriftliche Unterschriften oder manuelle Signaturen aufwändig einzuholen oder ständig selbst zu leisten.
Seit 2001 ist die digitale Signatur der handschriftlichen Unterzeichnung privatrechtlich gleichgestellt. Seit dem 1. Juli 2016 ist durch die eIDAS-Verordnung auch geklärt, wie die E-Signatur im Businessbereich und als öffentlicher Schlüssel eingesetzt werden darf. Sie ist seither in ganz Europa für signierte Dokumente anerkannt, standardisiert und rechtsgültig. Für die Digitalisierung stellt das einen Quantensprung dar: Schon lange ist es üblich, sich Verträge oder Angebote über die digitalen Kanäle, zum Beispiel über E-Mail, herüberzuschicken. Dass bis 2016 die Papierform verwendet wurden musste, war bei weitem nicht mehr zeitgerecht. Die digitale Unterschrift spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.
Alleine das Vorbereiten des Postversands und der Postversand selbst nehmen Personalressourcen ein. Auch die entsprechende Archivierung muss langfristig finanziert werden. Durch die digitale Unterschrift gehören hunderte Ausdrucke, dicke Ordner und volle Archive zukünftig der Vergangenheit an. Die digitale Signatur passt in unseren Workflow, sie beschleunigt Prozesse und ermöglicht Ihnen, Ihre zeitlichen Ressourcen für wichtigere Dinge zu nutzen.
Mehr Infos: Vorteile der digitalen Signatur für kleine Betriebe
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